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9 indicateurs clefs pour mesurer la qualité de vos recrutements

Evaluer la qualité de vos recrutements, vous êtes pour, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Rassurez-vous, vous n’êtes certainement pas la/le seul(e). D’après une étude du cabinet américain Hudson, 97% des entreprises estiment que la qualité de leurs recrutements est importante, mais seules 32% la mesurent. Or, évaluer aide à optimiser ses pratiques, mais permet aussi d’augmenter la crédibilité du processus de recrutement, « parent pauvre de la fonction RH ».

Nous vous conseillons donc de créer un tableau de bord que vous mettrez à jour une fois par an. Il sera composé d’indicateurs clefs. Nous vous en proposons une liste : choisissez ceux qui vous semblent le plus pertinents. Mieux vaut n’en suivre que 3 impeccablement qu’en mettre 10 en place sans suivi régulier dans le temps. C’est essentiel pour pouvoir comparer vos résultats d’année en année et apprécier votre progression.

1.Le volume annuel de recrutements

Il s’agit d’un indicateur très basique : nb des recrutements réalisés / 1 an. Il vous servira au moins à calculer d’autres indicateurs. Au fil des années (3 ans minimum), il vous permettra d’établir une moyenne des recrutements, ou du moins une fourchette, et d’anticiper les besoins de formation et d’intégration.

Autre alternative plus parlante en termes d’effort d’intégration : le taux de recrutement. Il s’agit de la proportion de nouveaux recrutés au sein de l’effectif. Soit : nb des recrutements réalisés sur 1 an / effectif de l’entreprise* 100. A effectif constant, s’il croît par rapport aux années précédentes, cela souligne l’intensification de votre activité de recrutement.

2.La sélectivité

La sélectivité peut se traduire par le rapport entre les candidats retenus pour l’entretien et les candidatures reçues pour une offre donnée. Soit : nb de candidats retenus en entretien / nb de candidatures reçues * 100. Ça peut être intéressant de le calculer par poste : cela donne une bonne idée de la rareté et/ou de l’attractivité du poste. Donc de mieux anticiper ce type de recrutement.

3.La répartition des embauches par canal de recrutement

Il s’agit d’identifier par quel biais vous recrutez le plus : les réseaux sociaux ? Les sites d’offres d’emplois (job boards) ? Les consultants externes ? Les candidatures spontanées ? Par cooptation ? En interne ? Cela vous aidera à optimiser vos pratiques en recourant directement au canal de recrutement le plus efficace.

4.La durée moyenne d’un recrutement

Calculer la durée moyenne d’un recrutement, c’est simple : pour chaque recrutement, comptez le nombre de jours qui se sont écoulés ENTRE l’expression du besoin de recrutement ET le 1er jour de la nouvelle recrue dans l’entreprise. L’indicateur en sera la moyenne sur l’année, soit : somme du nb de jours de tous les recrutements / nb de recrutements dans l’année.

Evidemment, plus la durée est limitée, mieux c’est pour l’entreprise et pour vous ! Cet indicateur vous permettra d’avoir une plus grande capacité d’anticipation. Et si vous le partagez avec les managers, cela pourra peut-être limiter les demandes de recrutement au dernier moment.

Vous pouvez aussi affiner cet indicateur par poste. Cela peut aider à mieux comprendre les enjeux du recrutement de certains postes clefs. Par exemple, si le recrutement à un poste spécifique prend systématiquement plus de temps que pour les autres postes, il y a une raison à cela. Peut-être que le poste requiert une compétence clef ou rare ? Peut-être que le salaire proposé n’est pas adapté aux responsabilités ? Peut-être qu’il vaut mieux recruter un candidat moins expérimenté et prévoir un tutorat ou un mentorat spécifiques ?

5.Le coût moyen du recrutement

Il s’agit du montant moyen des dépenses liées aux recrutements sur une année. Soit : somme des coûts liés au recrutement / nb de recrutement sur l’année. N’oubliez pas de prendre en compte le coût du travail correspondant au temps que vous et les autres parties prenantes des recrutements y avez passé + le recours à des prestataires extérieurs (type cabinet ou consultant recrutement) + le coût de la publication des annonces + l’achat d’outils de recrutement (tests de personnalité,…).

Ce n’est pas l’indicateur le plus pertinent, mais il peut vous permettre d’évaluer l’impact d’une nouvelle pratique sur le coût du recrutement. Par exemple, le recours à un cabinet spécialisé pour le recrutement des compétences clefs et rares. Ça peut donc être intéressant de le calculer par catégorie de poste.

6.Le taux d’ « attachement » des nouvelles recrues à leur entreprise

1 an après leur embauche, identifiez le nombre de salariés qui sont toujours dans l’entreprise et mettez-le en rapport avec le nombre de salariés recrutés sur l’année de référence. Soit : nb de nouvelles recrues (CDI ou CDD>12 mois) en poste 1 an après leur embauche / nb de salariés recrutés sur dans l’année de référence * 100. Normalement, on parle de « taux de rétention ». Mais comme cela sous-entend un rapport plutôt asymétrique, pour ne pas dire franchement contraignant, nous préférons l’usage du terme « attachement ». Quoi qu’il en soit, s’il est faible, ce n’est pas très positif. Cela signifie que le recrutement et/ou l’intégration et/ou les conditions de travail n’étaient pas bons.

Etant donné que cet indicateur est assez difficile à utiliser, vous pouvez plus facilement recourir à son pendant : le taux de rotation (turnover) des nouveaux recrutés. Soit : nb de nouvelles recrues (CDI ou CDD > 12 mois) ayant quitté l’entreprise dans les 12 mois / nb de nouvelles recrues (CDI ou CDD > 12 mois) * 100. Dans ce cas, mieux vaut que ce résultat soit faible. Le taux de rotation des nouveaux recrutés coûte cher à l’entreprise (il faut recommencer le recrutement) et impacte l’organisation du travail (il faut faire sans le salarié qui est parti, parfois dans des conditions délicates).

A titre d’information, en France, plus d’1/3 des CDI sont rompus avant d’atteindre 1 an d’ancienneté.

Vous pouvez également exploiter un sous-indicateur du taux de rotation des nouveaux recrutés : le taux de rotation des nouveaux recrutés à l’initiative de l’employeur. Soit : nb de ruptures de période d’essai à l’initiative de l’employeur + nb de licenciement de salariés ayant moins de 12 moins d’ancienneté / nombre de nouvelles recrues sur la période de référence* 100. Mieux vaut là aussi que son résultat soit le plus faible possible, puisqu’il souligne un échec du recrutement et/ou du processus d’intégration…

7.La satisfaction du manager

La satisfaction des managers concernant une nouvelle recrue est un bon indicateur. Malheureusement, il est difficilement quantifiable et forcément subjectif. Il s’agit quand même de demander l’avis de quelqu’un… Il n’y a pas de recette toute prête. Nous vous conseillons d’élaborer un petit questionnaire-type. Vous pourrez le soumettre soit à l’issue de la période d’essai, soit 1 an après l’embauche du salarié. Notez cependant que le fait qu’un manager valide la fin de période d’essai d’un salarié est en soi un indicateur de satisfaction. Si vous avez envie de faire simple, vous pouvez aussi vous limiter à cette mesure.

8.La performance du salarié à 1 an

Cet indicateur va généralement dans le sens du précédent, puisque c’est le manager qui l’évalue ! Quand il l’évalue… Vous pouvez évidemment vous baser sur l’entretien annuel d’évaluation pour en avoir une bonne idée. Le mieux serait quand même s’identifier quelques questions types sur la base de la grille de l’entretien annuel. Du moins, si vous en avez une.

Prenez toutefois cet indicateur avec des pincettes. S’il n’est pas « au vert », ce n’est pas nécessairement à cause du recrutement. Cela peut tout aussi bien être lié à un défaut d’intégration, de formation, de conditions de travail,…

9.Concoctez votre propre indice de qualité du recrutement

Les indicateurs pré-cités ont leur limites : ils ne permettent d’apprécier à chaque fois qu’une seule dimension de votre processus de recrutement. L’idéal est de créer un indice plus englobant, composé de 3 à 4 indicateurs pertinents.

Le cabinet Hudson apporte un éclairage pratique : il a identifié les indicateurs de mesure de recrutement les plus utilisés. En 1ère position, il y a le taux de rétention des nouvelles recrues (ou taux d’attachement). En 2e, la satisfaction du manager. En 3e, le niveau de performance de la nouvelle recrue. A partir de la 4e position, les indicateurs sont toutefois moins pertinents.

Vous pouvez alors composer votre indice de qualité du recrutement en faisant une moyenne des indicateurs de ce classement. Mais vous pouvez également choisir tout autre indicateur qui vous semble pertinent !

Un dernier mot

Les indicateurs permettent d’objectiver la qualité du recrutement et constituent un vrai levier de progression pour la fonction recrutement. Comme pour la fonction RH, d’ailleurs. Pour autant, ils ne sont pas parfaits et doivent parfois être analysés avec recul.  Ne vous mettez pas sens dessus dessous parce que les voyants sont au rouge. Comme nous l’avons dit, il y a peut-être d’autres causes à cela.

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